Saiba o que é, como funciona e quando aplicar o 5W2H, uma
ferramenta de gestão que pode economizar muito tempo e recursos para o
empreendedor
A situação é super comum: um empreendedor tem uma ideia
bastante clara de um novo produto que deseja lançar, ou de uma atividade que
pretende estabelecer. Já formou um time, que está motivado; já reuniu os
recursos e até traçou um plano estratégico; porém, a realização deste plano é
cheia de desafios, de impasses, e sobretudo de dúvidas. Se você já passou ou
está passando por algo deste tipo, não deixe de ler este texto até o final.
Porque aqui vamos falar sobre uma ferramenta que, quando bem aplicada, pode
auxiliar a eliminar estas dúvidas e impasses, melhorando significativamente a
gestão de seus projetos: o 5W2H.
Cinco dáblio o quê?
Comecemos pelo começo: o 5W2H (sim, nós sabemos, a sigla é
estranha) é, na verdade, um checklist de atividades específicas que devem ser
desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em
um projeto. Essa sopa de caracteres corresponde, na verdade, às iniciais (em
inglês) das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer
dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São
elas:
5 W: What (o que será feito?) – Why (por que será feito?) –
Where (onde será feito?) – When (quando?) – Who (por quem será feito?) 2H: How
(como será feito?) – How much (quanto vai custar?)
Ou seja, é uma metodologia cuja base são as respostas para
estas sete perguntas essenciais. Com estas respostas em mãos, você terá um mapa
de atividades que vai te ajudar a seguir todos os passos relativos a um
projeto, de forma a tornar a execução muito mais clara e efetiva.
Mas é tão útil assim para a minha empresa?
Pode acreditar que é. O 5W2H ajuda – e muito – na execução e
sobretudo no controle das tarefas da sua empresa, o que pode significar uma
tremenda economia de tempo e recursos – afinal, quando bem implementado, as
dúvidas dão lugar à produtividade. Porque tudo ficará muito mais claro e a
atribuição de atividades de cada colaborador será imediatamente beneficiada. Ou
seja: os envolvidos em um projeto específico saberão exatamente o que fazer,
quando, onde, de que forma, etc. E o resultado, além da economia de que já
falamos, é uma sinergia que, hoje em dia, pode ser um importante diferencial
estratégico para o seu negócio.
Como aplico o 5W2H em meu dia a dia?
Antes de tudo, você precisa ter muita clareza a respeito da
atividade a que vai aplicar a ferramenta.
Tomemos, como exemplo, a contratação de um novo gerente de marketing. O primeiro passo é responder a todas as perguntas relativas a este processo – aquelas que mencionamos acima – da forma mais clara e objetiva possível: o que? Contratação de um novo profissional; por que ou para quê? Gerenciar a área de marketing; Onde? Na matriz. E por aí vai.
Tomemos, como exemplo, a contratação de um novo gerente de marketing. O primeiro passo é responder a todas as perguntas relativas a este processo – aquelas que mencionamos acima – da forma mais clara e objetiva possível: o que? Contratação de um novo profissional; por que ou para quê? Gerenciar a área de marketing; Onde? Na matriz. E por aí vai.
Feito isso, é só elaborar uma tabela bastante explicativa
sobre o que foi planejado. Se houver diferentes departamentos envolvidos, é
preciso distribuir exatamente as tarefas de acordo com as respostas relativas a
cada área. Em suma, você vai perceber que a aplicação não é nada difícil – o
mais trabalhoso talvez seja, neste caso, formular as soluções exatas para cada
uma das questões. Mas você perceberá que, com isso, os processos ficarão muito
mais ágeis e você e seu time poderão tomar decisões mais embasadas.
Em qual momento posso considerar aplicar a ferramenta?
Em tese, o 5W2H pode ser aplicado em inúmeras situações – e
não só na sua empresa, mas na sua vida também. Afinal, esta é uma ferramenta
criada para aprimorar o planejamento de qualquer atividade. Imagine, por
exemplo, organizar uma viagem com amigos: só o fato de montar uma tabela com a
metodologia 5W2H vai te ajudar a ter muito mais controle de tudo, sobretudo dos
gastos.
Agora, pense na sua empresa. A ferramenta pode ser útil nas mais diversas ocasiões – desde o lançamento de um novo produto até a redução do consumo de água por funcionários, por exemplo. De acordo com o que temos observado, estes são outros casos em que o 5W2H pode fazer a diferença:
Agora, pense na sua empresa. A ferramenta pode ser útil nas mais diversas ocasiões – desde o lançamento de um novo produto até a redução do consumo de água por funcionários, por exemplo. De acordo com o que temos observado, estes são outros casos em que o 5W2H pode fazer a diferença:
- no planejamento estratégico para tornar uma empresa mais lucrativa;
- na manutenção de máquinas de uma indústria;
- na definição de um processo de recrutamento e seleção de pessoal;
- no aumento da carteira de seus clientes.
Mas a minha empresa é muito pequena. Será que ainda assim
devo usar?
Sem dúvida. Mesmo que você seja o único responsável por um
projeto, pode experimentar: ao responder as questões propostas pelo 5W2H, você
terá muito mais clareza a respeito de como proceder, de qual o melhor caminho a
se trilhar para atingir um objetivo. E acredite: vai deixar de perder uma
quantidade importante de tempo e recursos ao longo dos processos.
Fonte:https://endeavor.org.br/5w2h/ -- Acesso: 24/12/15